এক্সেল সেলগুলি একে একে পূরণ করার মতো জাগতিক এবং অনুপ্রেরণাদায়ক কিছুই নয়। সৌভাগ্যবশত, আপনাকে একটি স্প্রেডশীট থেকে অন্য স্প্রেডশীটে ডেটা অনুলিপি করতে আপনার বাকি জীবন ব্যয় করতে হবে না। আপনি কিছু সময় বাঁচাতে এবং আরও দক্ষতার সাথে আপনার কাজটি সম্পূর্ণ করতে এক্সেল অটোফিল ব্যবহার করতে পারেন।
কিভাবে এই বৈশিষ্ট্য Excel এ কাজ করে? খুঁজে বের করতে পড়ুন।
কিভাবে এক্সেলে সেল অটোফিল করবেন
এক্সেল অটোফিল বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করা আপনার কার্সার টেনে আনার মতোই সহজ হতে পারে। আপনাকে যা করতে হবে তা হল প্রথম বা দুটি ঘর পূরণ করতে হবে এবং প্রোগ্রামটি শনাক্ত করবে যে বাকি কোষগুলিতে কী থাকা উচিত।
প্রোফাইল দেখুন এবং নতুন বন্ধু যুক্ত করুন
একই তথ্য সহ কক্ষ অটোফিল করতে, এই ধাপগুলি অনুসরণ করুন৷
- প্রথম কক্ষটি পূরণ করুন।
- আপনার কার্সারটি সেলের নীচের ডানদিকের কোণায় নিয়ে যান যাতে এটি একটি '+' চিহ্নে পরিণত হয়।
- ঘরের কোণটি ধরুন এবং বাকি ঘরগুলি পূরণ করতে এটিকে টেনে আনুন।
আপনি যদি একই মানের পরিবর্তে একটি ক্রম দিয়ে ঘরগুলি পূরণ করতে চান তবে প্রক্রিয়াটি একই রকম।
- আপনার অনুক্রমের প্রথম দুটি কক্ষ পূরণ করুন।
- কোষ নির্বাচন করুন।
- নির্বাচনের নীচের ডানদিকের কোণায় ক্লিক করুন এবং ধরে রাখুন এবং এটি টেনে আনা শুরু করুন।
- Excel আপনি যে কক্ষগুলি পূরণ করেছেন তার উপর ভিত্তি করে প্যাটার্নটি বের করবে এবং ক্রমটি চালিয়ে যাবে।
যদি প্রোগ্রামটি সঠিক প্যাটার্নটি সনাক্ত না করে তবে প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ হওয়ার পরে প্রদর্শিত অটোফিল মেনুতে ক্লিক করে অটোফিল সামঞ্জস্য করুন। সঠিক বিকল্পটি নির্বাচন করুন এবং এক্সেল সেই অনুযায়ী ক্রম সামঞ্জস্য করবে।
এক্সেল অটোফিল সেল অন্য শীটের উপর ভিত্তি করে
আপনি কি এক এক্সেল শীট থেকে অন্য এক্সেল শীট থেকে ডেটা কপি করতে চান? প্রতিটি কক্ষ কপি-পেস্ট করার কথা ভুলে যান এবং প্রতিবার আসল নথি পরিবর্তন করার সময় ম্যানুয়ালি আপনার স্প্রেডশীট আপডেট করুন৷ অন্য শীটের উপর ভিত্তি করে সেলগুলি কীভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করা যায় তা এখানে।
- আপনার ডাটাবেসের জন্য একটি নতুন শীট তৈরি করুন।
- আপনার কার্সারটিকে একটি কক্ষে রাখুন এবং টাইপ করুন “=” তারপরে শীটের নাম, একটি বিস্ময় চিহ্ন এবং আপনি যে সেল নম্বরটি উল্লেখ করতে চান তার পরে। উদাহরণস্বরূপ, একটি সাধারণ সূত্র নিম্নরূপ দেখাবে: “=শিট1!A1”
- 'এন্টার' টিপুন এবং সেলটি সেই কক্ষে অবস্থিত তথ্য প্রদর্শন করবে যা আপনি এইমাত্র উল্লেখ করেছেন।
- ঘরের নীচের ডানদিকের কোণে ধরুন এবং পরবর্তী সারি এবং কলামগুলি থেকে ডেটা আমদানি করতে নির্বাচনটি টেনে আনুন৷
যদিও এটি অন্য শীট থেকে ডেটা আমদানি করার একটি দুর্দান্ত উপায়, আপনাকে কখনও কখনও কেবল এটি অনুলিপি করার পরিবর্তে ডেটা ফিল্টার বা সংগঠিত করতে হতে পারে। আপনার সূত্রটি কিছুটা পরিবর্তন করে, আপনি Office 365-এ অন্য শীট থেকে ডেটা ফিল্টার করতে পারেন এবং শুধুমাত্র প্রাসঙ্গিক তথ্য আমদানি করতে পারেন। শুরু করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷
- একটি নতুন শীট তৈরি করুন।
- একটি ঘরে ক্লিক করুন এবং “=ফিল্টার(” সূত্র টাইপ করুন।
- আপনি যে শীটে রেফারেন্স করতে চান তাতে স্যুইচ করুন এবং শিরোনাম ছাড়াই আপনার পুরো টেবিলটি নির্বাচন করুন।
- সূত্রে একটি কমা টাইপ করুন, তারপরে আপনি আপনার ডেটা ফিল্টার করতে চান এমন কলামটি নির্বাচন করুন। আপনি আবার শিরোনাম বাদ নিশ্চিত করুন.
- '=' টাইপ করুন এবং আপনার ফিল্টারের জন্য মানদণ্ড নির্ধারণ করুন। যদি এটি একটি সংখ্যা হয়, কেবল সংখ্যাটি লিখুন। কলামে পাঠ্য থাকলে, আপনার সূত্রে উদ্ধৃতি চিহ্ন ব্যবহার করুন। যেমন, “=FILTER(Sheet1!A1:C3,Sheet1!A1:A3=1)”। 'A' কলামে 1 নম্বর দিয়ে চিহ্নিত প্রতিটি সারি নতুন শীটে আমদানি করা হবে।
- বন্ধনী বন্ধ করুন এবং 'এন্টার' টিপুন।
তালিকার উপর ভিত্তি করে এক্সেল অটোফিল সেল
আপনার কাছে ডেটার একটি দীর্ঘ তালিকা সহ একটি এক্সেল শীট আছে যা আপনাকে একটি নির্দিষ্ট বিন্যাসে কম্পাইল করতে হবে? চিন্তা করবেন না। আপনাকে তথ্যের টুকরো ম্যানুয়ালি পুনরায় টাইপ করতে হবে না। এক্সেলের 'ফ্ল্যাশ ফিল' বৈশিষ্ট্যটি অটোফিলকে পরবর্তী স্তরে নিয়ে যায় এবং আপনার কাজকে আরও সহজ করে তুলবে৷ ইতিমধ্যে বিদ্যমান তালিকার উপর ভিত্তি করে সেলগুলি কীভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করা যায় তা এখানে।
- আপনার তালিকা থেকে তথ্য ব্যবহার করে আপনি যেভাবে চান প্রথম কক্ষটি পূরণ করুন।
- 'এন্টার' টিপুন এবং পরবর্তী এন্ট্রি টাইপ করা শুরু করুন।
- এক্সেল একই প্যাটার্ন অনুসরণ করে বাকি কোষ পূরণ করবে। পরামর্শটি গ্রহণ করতে 'এন্টার' টিপুন এবং আপনার তালিকা সম্পূর্ণ হয়ে গেছে।
ড্রপডাউন তালিকা নির্বাচনের উপর ভিত্তি করে এক্সেল অটোফিল সেল
Excel-এ একটি ড্রপডাউন তালিকা তৈরি করা যা আপনাকে আপনার নির্বাচিত তথ্য দিয়ে ঘরগুলি পূরণ করতে সাহায্য করবে আপনার প্রচুর সময় বাঁচাতে পারে। আসুন দেখি কিভাবে ড্রপডাউন তালিকা নির্বাচনের উপর ভিত্তি করে সেল অটোফিল করা যায়।
ফেসবুক কিভাবে বন্ধু তালিকা সম্পাদনা করতে
প্রথমে, আপনার ড্রপডাউন তালিকাটি কভার করবে এমন তথ্যের জন্য আপনাকে একটি পৃথক শীট তৈরি করতে হবে।
- আপনার এক্সেল ডকুমেন্ট খুলুন এবং একটি নতুন শীট যোগ করুন।
- আপনি যে ডাটাবেসটি অন্তর্ভুক্ত করতে চান বা ফাঁকা শীটে স্ক্র্যাচ থেকে একটি তৈরি করতে চান সেটি আটকান।
এরপরে, আপনার স্প্রেডশীটকে একটি টেবিলে রূপান্তর করুন। এটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ এইভাবে সম্পাদনা বা প্রসারিত করা সহজ হবে। এটি নিশ্চিত করে যে আপনি যে ড্রপডাউনটি তৈরি করতে চলেছেন তা প্রতিবার আপনি ডেটা পরিবর্তন করার সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে।
- আপনার স্প্রেডশীটের যেকোনো ঘর নির্বাচন করুন।
- Ctrl এবং 'T' টিপুন এবং একটি টেবিল তৈরি করতে 'ঠিক আছে' টিপুন।
আপনার ডাটাবেস প্রস্তুত হলে, এটি ড্রপডাউন তালিকা তৈরি করার সময়।
- আপনি যেখানে আপনার ড্রপডাউন তালিকা রাখতে চান সেই ঘরটি নির্বাচন করুন।
- উপরের 'ডেটা' ট্যাবে স্যুইচ করুন।
- 'ডেটা টুলস' বিভাগটি খুঁজুন।
- 'ডেটা যাচাইকরণ' আইকনে ক্লিক করুন এবং ড্রপডাউন মেনু থেকে এই বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
- 'অনুমতি' এর অধীনে 'তালিকা' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
- 'উৎস' ক্ষেত্রে ক্লিক করুন এবং আপনার ডাটাবেসের ওয়ার্কশীটে স্যুইচ করুন।
- আপনি আপনার ড্রপডাউন তালিকায় প্রদর্শিত আইটেমগুলির সাথে কলামটি নির্বাচন করুন৷
- ডেটা যাচাইকরণ উইন্ডোতে 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
এখন, আপনার তালিকায় একটি আইটেম নির্বাচন করার সময় আপনি প্রদর্শিত হতে চান বাকি ডেটা সন্নিবেশ করুন।
কেউ যদি আপনার অ্যাকাউন্টে লগ ইন করে তবে ইনস্টাগ্রাম আপনাকে জানায়
- আপনার প্রথম তথ্যের জন্য একটি খালি ঘর নির্বাচন করুন।
- 'সূত্র' ক্লিক করুন, তারপর 'লুকআপ এবং রেফারেন্স' এবং 'ভলুকআপ' নির্বাচন করুন৷
- নিম্নলিখিত উপায়ে ক্ষেত্রগুলি পূরণ করুন, তারপরে 'ঠিক আছে' টিপুন।
- 'Lookup_value' আপনার ড্রপডাউন তালিকার ঘর হওয়া উচিত।
- 'টেবিল_অ্যারে' এর জন্য, আপনার সম্পূর্ণ ডাটাবেস নির্বাচন করুন।
- 'Col_index_num'-এর জন্য, আপনি যে তথ্যটি দেখতে চান সেই কলামের সংখ্যাটি টাইপ করুন।
- নিশ্চিত করুন যে 'রেঞ্জ_লুকআপ' 'মিথ্যা'।
আপনি শুধু একটি কলামের একটি রেফারেন্স তৈরি করেছেন। বাকি কলামগুলিতে ডেটা প্রদর্শন করতে পরবর্তী কক্ষে সূত্রটি অনুলিপি করুন এবং পেস্ট করুন। প্রতিটি অনুলিপিতে, আপনি যে কলামটি উল্লেখ করতে চান তার সংখ্যা দিয়ে সূচক নম্বরটি প্রতিস্থাপন করুন।
আপনি যখনই আপনার ড্রপডাউন তালিকায় একটি আইটেম নির্বাচন করবেন, আপনি সূত্র দিয়ে সজ্জিত ঘরগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রশ্নযুক্ত আইটেম সম্পর্কে তথ্য দিয়ে পূর্ণ হবে।
এক্সেল থেকে সর্বাধিক পান
কীভাবে এক্সেল সেলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করতে হয় তা শিখলে আপনার স্প্রেডশীটে বিনিয়োগ করতে হবে এমন শ্রম উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করতে পারে। এই উন্নত এক্সেল বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করতে এবং একঘেয়ে কাজ থেকে নিজেকে রক্ষা করতে উপরের নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন।
আপনি কি আগে এক্সেলের অটোফিল বিকল্প ব্যবহার করেছেন? এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করার জন্য আপনার প্রিয় কিছু উপায় কি কি? নিচের মন্তব্য অংশে আমাদেরকে জানান।
