Google ক্যালেন্ডার অফিসের বাইরের বিজ্ঞপ্তি আপনাকে আপনার প্রাপ্যতা বা অনুপলব্ধতা দেখাতে দেয়। আপনি সহজেই লোকেদের জানাতে পারেন যে আপনি অফিসে নেই এবং আপনি কতক্ষণ দূরে থাকতে পারেন। এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করার সময়, আপনি ফিরে না আসা পর্যন্ত Google ক্যালেন্ডার স্বয়ংক্রিয়ভাবে মিটিংগুলি প্রত্যাখ্যান করে।
Google Calendar-এর বাইরে-অফিস বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করা
যখন আপনার অফিস থেকে বের হতে হবে, তখন যাদের আপনার সাথে যোগাযোগ করতে হতে পারে তাদের জানানো যুক্তিসঙ্গত। এটি ক্লায়েন্ট বা সহকর্মী হতে পারে। অফিসের বাইরে গুগল ক্যালেন্ডার ব্যবহার করে আপনি সহজেই এটি করতে পারবেন।
কম্পিউটারে সেট আপ করা হচ্ছে
একটি কম্পিউটার ব্যবহার করে, আপনি সহজে অফিসের বাইরে Google ক্যালেন্ডার সেট আপ করতে পারেন৷ টিপ: Chrome আপনাকে নতুন ট্যাব বা উইন্ডো পৃষ্ঠায় আপনার সমস্ত Google অ্যাপ অ্যাক্সেস করতে দেয়৷
- গুগল ক্যালেন্ডার খুলুন।
- 'তৈরি করুন' নির্বাচন করুন।
- 'অফিসের বাইরে' নির্বাচন করুন।
- ইভেন্ট তারিখ লিখুন. আপনি একটি নির্দিষ্ট সময়কাল যোগ করতেও মুক্ত।
- প্রত্যাখ্যান সেটিংস পরিবর্তন করা যেতে পারে, এবং আপনি একটি প্রত্যাখ্যান বার্তা যোগ করতে পারেন।
- 'সংরক্ষণ করুন' নির্বাচন করুন।
অ্যান্ড্রয়েড এবং আইওএসে সেট আপ করা হচ্ছে
এই Google ক্যালেন্ডার বৈশিষ্ট্যটি Android এবং iOS ডিভাইসগুলি ব্যবহার করে সহজেই সেট আপ করা যেতে পারে। আপনি যেখানেই থাকুন না কেন আপনি এটিতে কাজ করতে পারেন।
- গুগল ক্যালেন্ডার খুলুন।
- নীচে 'তৈরি করুন' আলতো চাপুন, একটি প্লাস চিহ্ন দ্বারা দেখানো হয়েছে।
- 'অফিসের বাইরে' ট্যাপ করুন।
- আপনি অফিসের বাইরে থাকার পরিকল্পনার তারিখগুলি নির্বাচন করুন৷ আপনি চাইলে সময়ও উল্লেখ করতে পারেন।
- সংরক্ষণ করুন আলতো চাপুন
এই বৈশিষ্ট্যটি আপনাকে অফিসের বাইরের ইভেন্টগুলি নির্ধারণ করতে দেয় যা নির্বাচিত সময় এবং দিনের পরেও পুনরাবৃত্তি হয়। একটি ইভেন্ট হিসাবে আপনার Google ক্যালেন্ডারে অফিসের বাইরে যুক্ত করে, ক্যালেন্ডারটি সেই সময়ের সাথে ওভারল্যাপ হওয়া যেকোনো ইভেন্টের আমন্ত্রণ প্রত্যাখ্যান করবে। অফিসের বাইরের এই পদ্ধতিটি আপনাকে আনপ্লাগ করতে এবং মিটিংয়ের অনুরোধ পাওয়া বন্ধ করতে দেয়।
দ্রষ্টব্য: এই বৈশিষ্ট্যটি স্কুল বা অফিসের মাধ্যমে Google Workspace-এর জন্য উপলব্ধ। এটি ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের সাথে কাজ করে না।
কিভাবে কিক নতুন লোকের সাথে দেখা করতে
কাজের সময়ের জন্য অফিসের বাইরে Google ক্যালেন্ডার সেট আপ করা হচ্ছে
Google ক্যালেন্ডার আপনাকে আপনার কাজের সময়ের সময়সূচী কাস্টমাইজ করতে দেয়। অতীতে, আপনাকে একটি একক সময়ের জন্য কাজের সময় সেট করতে হয়েছিল এবং তারপরে সপ্তাহের অন্যান্য দিনের জন্য এটি প্রতিলিপি করতে হয়েছিল। গুগল ক্যালেন্ডার আপনাকে সপ্তাহের প্রতিটি দিনের জন্য কাজের সময় কাস্টমাইজ করতে দেয়। ক্যালেন্ডারও শেয়ার করা যায়।
আপনি যখন আপনার কাজের সময় সেট করেন, এবং কেউ সেই সময়ের বাইরে একটি মিটিং শিডিউল করার চেষ্টা করেন, তখন আপনার অনুপলব্ধতার বিষয়ে তাদের জানিয়ে একটি স্বয়ংক্রিয় বিজ্ঞপ্তি পাঠানো হবে।
আরেকটি সহায়ক বৈশিষ্ট্য হল Google ক্যালেন্ডার স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাজের সময় নির্ধারণ করার ক্ষমতা। এটি আপনার সময়সূচীর ইতিহাসের উপর ভিত্তি করে। যদি পরামর্শগুলি সুনির্দিষ্ট না হয় তবে সেগুলি পরিবর্তন করা যেতে পারে।
অফিস সময় সেট আপ করার সময়, সময় অঞ্চল কোন ব্যাপার না। পরিবর্তে, Google স্বয়ংক্রিয়ভাবে সময় অঞ্চল নির্ণয় করে। এটি যেকোনো সম্ভাব্য বিভ্রান্তি দূর করে।
অস্থায়ী প্রোফাইল উইন্ডোজ 10
অফিসের বাইরে থাকাকালীন স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করা
কিছু লোক অফিসের বাইরের বিজ্ঞপ্তিকে ছুটির প্রতিক্রিয়া বলে এবং আপনি যখন চলে যাচ্ছেন তখন এটি যোগ করা বুদ্ধিমানের কাজ। স্বয়ংক্রিয়-উত্তরগুলির জন্য আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট সেট আপ করা তুলনামূলকভাবে সহজ।
কম্পিউটারে সেট আপ করা হচ্ছে
আপনার কম্পিউটারে একটি স্বয়ংক্রিয়-উত্তর সেট আপ করার জন্য কয়েকটি পদক্ষেপ জড়িত৷ তবে এটি সঠিকভাবে করলে আপনি কাঙ্ক্ষিত ফলাফল পাবেন।
- জিমেইল খুলুন।
- সেটিংস খুলতে শীর্ষে গিয়ার আইকন নির্বাচন করুন।
- 'সব সেটিংস দেখুন' নির্বাচন করুন।
- 'অবকাশ উত্তরদাতা'-এ স্ক্রোল করুন।
- 'ছুটির উত্তরদাতা চালু' এ ক্লিক করুন।
- একটি তারিখ পরিসীমা, একটি বিষয় লাইন, এবং আপনার বার্তা লিখুন.
- আপনি যদি চান যে আপনার অবকাশকালীন উত্তর শুধুমাত্র আপনার পরিচিতিরা দেখতে পান, তাহলে আপনার বার্তার নিচের বাক্সে টিক চিহ্ন দিন।
- 'পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন' নির্বাচন করুন।
অ্যান্ড্রয়েড এবং আইওএস-এ একটি অবকাশের উত্তরদাতা সেট আপ করা হচ্ছে
ওয়েবে অনেক টেমপ্লেট একটি ভাল স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া বার্তা লিখতে ব্যবহার করা যেতে পারে। এটি পেশাদার তবুও বন্ধুত্বপূর্ণ হতে হবে।
- জিমেইল খুলুন।
- গুরুত্বপূর্ণ দ্রষ্টব্য: এই পদক্ষেপটি Apple ডিভাইসে পূর্বে ইনস্টল করা মেল অ্যাপে কাজ করে না।
- বামদিকে হ্যামবার্গার মেনুতে আলতো চাপুন।
- নীচে স্ক্রোল করুন এবং 'সেটিংস' এ আলতো চাপুন।
- যে অ্যাকাউন্টের জন্য আপনি স্বতঃ-উত্তর সেট আপ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।
- 'অবকাশে উত্তরদাতা' নির্বাচন করুন।
- উত্তরদাতা সক্ষম করতে সুইচটি টগল করুন।
- একটি তারিখ পরিসীমা, বিষয় লাইন, এবং আপনার বার্তা লিখুন
- অ্যান্ড্রয়েডে 'সম্পন্ন' বা iOS এ 'সংরক্ষণ করুন' এ আলতো চাপুন।
স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করার সময় নোট করার বিষয়গুলি৷
এই বৈশিষ্ট্য সম্পর্কে আরও জানা এবং এটি কীভাবে কাজ করে তা আপনার অভিজ্ঞতাকে উন্নত করে। Gmail-এ অবকাশকালীন উত্তর সম্পর্কে মনে রাখার কিছু বিষয় অন্তর্ভুক্ত:
আপনি কীভাবে আপনার ইনস্টাগ্রাম গল্পে সংগীত যুক্ত করবেন
- অটো-উত্তরগুলি মধ্যরাত থেকে কার্যকর হয় যখন আপনি নির্ধারিত শেষ দিনে 11:59-এ অফিসের বাইরে ইভেন্টের সময় নির্ধারণ করেন। এই সময় শেষ হওয়ার আগে এটি পরিবর্তন করা যেতে পারে।
- আপনি যদি একটি স্প্যাম বার্তা পান তবে এটি একটি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া পায় না। এটি মেলিং তালিকার অংশ হিসাবে প্রাপ্ত বার্তাগুলির ক্ষেত্রেও।
- আপনি যে Google Workspace অ্যাকাউন্টটি ব্যবহার করেন সেটি যদি সাংগঠনিক হয়, তাহলে আপনি জিনিসগুলি সেট-আপ করতে পারেন যাতে শুধুমাত্র যারা প্রতিষ্ঠানে থাকে তারা অটো-প্রতিক্রিয়া পায়।
- সেই সময়ের মধ্যে যদি আপনার সাথে একজন ব্যক্তির দ্বারা একাধিকবার যোগাযোগ করা হয়, তবে প্রথম ইমেলের পরেই স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া পাঠানোর সম্ভাবনা রয়েছে। যাইহোক, এখানে কিছু ব্যতিক্রম আছে:
- যদি একই ব্যক্তি প্রথম ইমেলের চার দিন পরে আপনার সাথে যোগাযোগ করে এবং আপনি এখনও উপলব্ধ না হন।
- যদি আপনি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া সামঞ্জস্য করেন এবং একই ব্যক্তি অন্য ইমেল পাঠান।
অফিসের বাইরের বার্তাগুলির সাথে যুক্ত সেরা অনুশীলন৷
অফিসের বাইরের বার্তা তৈরি করা গুরুত্বপূর্ণ যা পেশাদারভাবে পড়ে। এটাও ইতিবাচক হওয়া দরকার। একটি ভাল বার্তা নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
- যে তারিখগুলি আপনি দূরে থাকার পরিকল্পনা করেন এবং কখন আপনি ফিরে যেতে চান৷ আপনার অফিস সময় সেট আপ করার সময়, আপনি উপলব্ধ সময় এবং দিন সম্পর্কে নির্দিষ্ট হতে হবে।
- এটি একটি প্রতিক্রিয়া দিতে কতক্ষণ সময় লাগবে একটি অনুমান. বিকল্পভাবে, আপনি ক্যালেন্ডারটি সবার কাছে দৃশ্যমান করতে পারেন বা শেয়ার করতে পারেন যাতে সবাই বলতে পারে আপনি কখন থাকবেন বা উপলব্ধ থাকবেন৷
- জরুরী পরিস্থিতিতে প্রাপকের কি করা উচিত। এর পরিবর্তে তারা যোগাযোগ করতে পারে এমন একজনের যোগাযোগ নম্বর অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
- বার্তাগুলির কিছু ব্যক্তিত্ব থাকা উচিত। যদিও আপনি একটি হাস্যকর, চতুর এবং চতুর বার্তা তৈরি করতে পারেন, এটি অনেক ক্ষেত্রে পেশাদার এবং সংক্ষিপ্ত রাখা বুদ্ধিমানের কাজ।
- আপনার অনুপস্থিতি লক্ষ্য করার জন্য Gmail এর মতো অন্যান্য সিস্টেমগুলি ব্যবহার করতে ভুলবেন না।
একবার আপনার ছুটি শেষ হয়ে গেলে বা আপনি আপনার অফিসে ফিরে এলে, আপনাকে বেশ কিছু কাজ করে কাজে ফিরে আসতে হবে। এর মধ্যে রয়েছে:
- অফিসের বাইরের সব বার্তা বন্ধ করুন। Google স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটি পরিচালনা করে। আপনি পাল্টা-চেক করতে পারেন, তবুও, নিশ্চিত হতে. এছাড়াও, আপনি যদি প্রত্যাশার চেয়ে তাড়াতাড়ি ফিরে আসেন তবে আপনি ম্যানুয়ালি বার্তাগুলি বন্ধ করতে পারেন।
- সেই দিনের জন্য নির্ধারিত অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং কাজগুলি দেখতে আপনার ক্যালেন্ডারটি দেখুন। এটি আপনাকে প্রস্তুত হওয়ার সুযোগ দেয়।
- আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং কাজগুলি পরীক্ষা করার পরে, সেগুলিকে অগ্রাধিকার অনুযায়ী সাজান। প্রথমে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি দিয়ে শুরু করুন এবং অন্যদের অনুসরণ করতে দিন।
- জিনিসগুলি সহজভাবে নেওয়ার চেষ্টা করুন। আপনি দূরে থাকাকালীন সবকিছু ধরতে কিছুটা সময় লাগতে পারে। একটি পরিষ্কার মাথা এবং একটি পরিকল্পনার সাথে এটির মাধ্যমে কাজ করা আপনাকে সহজে ধরার অনুমতি দেয়।
- সময়সূচীতে লেগে থাকুন: একটি সময়সূচী সেট করার পরে, এটিতে লেগে থাকুন। এটি আপনার ক্লায়েন্ট, পরিবার এবং সহকর্মীদের আত্মবিশ্বাস দেয় যে তারা আপনার কাছে পৌঁছাতে পারে।
অটোমেশন আলিঙ্গন করুন এবং Google ক্যালেন্ডার বৈশিষ্ট্যগুলির সুবিধা নিন
Google ক্যালেন্ডারের অফিসের বাইরের বৈশিষ্ট্যটি ম্যানুয়ালি অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং ব্যস্ততা বাতিল করার সাথে সম্পর্কিত কিছু অনিশ্চয়তা দূর করে। এই বৈশিষ্ট্যটির সুবিধা গ্রহণ করে, আপনি অফলাইনে থাকাকালীন গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলির উত্তর না পাওয়ার বিষয়ে চিন্তা না করেই আপনার সময় উপভোগ করতে পারেন৷ অফিসের বাইরের বৈশিষ্ট্যটি তাদের জানাতে দেয় যে আপনি কখন দূরে থাকবেন এবং মিটিং ইত্যাদির যেকোন আমন্ত্রণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রত্যাখ্যান করা হয়।
আপনি কি অফিসের বাইরে গুগল ক্যালেন্ডার বৈশিষ্ট্যটি চেষ্টা করেছেন? এটা কিভাবে ভাল কাজ করেনি? নিচের মন্তব্য অংশে আমাদেরকে জানান।
