কীভাবে Gmail ব্যবহার করতে হবে তা কাউকে দেখানোর সময় আমাকে অন্যদিন একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা হয়েছিল এবং আমি এটি প্রথমবার শুনেছি না। প্রশ্নটি ছিল ‘আমি কীভাবে জিমেইলে খসড়াগুলির অনুলিপি তৈরি করব যাতে গ্রাহকদের জবাব দিতে ততক্ষণ সময় লাগে না?’ আমি এখানে টেকজানকিতে নিয়মিত প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার চেষ্টা করার সময়, আমি ভেবেছিলাম এটি একজন প্রধান প্রার্থী।
প্রশ্নটি আসলে যা জিজ্ঞাসা করছে তা হ'ল খসড়ার অনুলিপিগুলি সংরক্ষণের চেয়ে ইমেল টেমপ্লেটগুলি সম্পর্কে আরও বেশি। আমি কাউকে তাদের নতুন ব্যবসায়িক ইমেলের জন্য কীভাবে অটোরেপেন্ডার এবং লেবেল সেট আপ করতে দেখছিলাম। তারা চাইছিল যে কিছু বয়লারপ্লেট ইমেল সারাদিন অ্যাডমিন দ্বারা জালিয়াতির শিকার না হয়ে ক্লায়েন্টদের এগুলিকে লুপে রাখতে প্রেরণ করতে পারে। উত্তরটি ইমেল টেম্পলেট তৈরি করা হয়।
কীভাবে স্থায়ীভাবে পাঠ্য বার্তাগুলি মুছবেন
আপনি এগুলির অনুলিপি তৈরি করতে এবং ড্রাফ্ট হিসাবে রাখতে পারেন যদি আপনি পছন্দ করেন তবে আপনি টেমপ্লেটগুলি দিয়ে আরও অনেক কিছু করতে পারেন।
ইমেল টেম্পলেট
ইমেল টেমপ্লেটগুলি সমস্ত ছোট ব্যবসায়িক মালিকদের বা যারা একই ধরণের ইমেলগুলিতে একই জিনিস বলে নিজেকে খুঁজে পেয়েছে তাদের একটি সঞ্চয় অনুগ্রহ। আমি যখনই আমার নিজের ব্যবসা শুরু করেছি তখন থেকেই আমি সেগুলি ব্যবহার করেছি এবং তারা বছরের পর বছর ধরে আমাকে কয়েকশ ঘন্টা বাঁচিয়েছে।
ইমেল টেম্পলেটগুলি আপনাকে আরও পেশাদার দেখায়। আপনি দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন এবং একটি সাধারণ ‘আপনার ইমেলের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, আমাদের দলের একজন 24 ঘন্টার মধ্যে সরাসরি আপনার সাথে যোগাযোগ করবে’ গ্রাহককে মূল্যবান বোধ করতে পারে। এটি করা কতটা সহজ তা বিবেচনা করে আমি এগুলি ব্যবহার করার জন্য সুপারিশ করি।
আমি কীভাবে জিমেইলে ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করব?
জিমেইল টেমপ্লেটগুলি ক্যানড রেসপন্সগুলিতে কল করে এবং বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহারের আগে আপনাকে সেগুলি সক্ষম করতে হবে। একবার হয়ে গেলে আপনি নিজের পছন্দমতো ইমেইল টেম্পলেট তৈরি করতে পারেন।
- Gmail খুলুন এবং লগ ইন করুন।
- উপরের বামদিকে কগ মেনু আইকনটি নির্বাচন করুন এবং সেটিংস নির্বাচন করুন।
- ল্যাবস ট্যাবটি নির্বাচন করুন।
- সক্ষম করতে ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলি (টেমপ্লেটগুলি) টগল করুন।
- পৃষ্ঠার নীচে পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন।
এখন বৈশিষ্ট্যটি সক্ষম হয়েছে আমরা টেম্পলেটগুলি তৈরি করতে শুরু করতে পারি। আপনি জিমেইলে ইনবক্স থেকে এটি করেন যাতে আমরা এখানেই এগিয়ে যাই।
- আপনার ইনবক্স থেকে ইমেল রচনা নির্বাচন করুন।
- আপনি যেমন ইমেলটি তৈরি করতে চান তেমনই সাধারণভাবে করুন।
- ইমেল উইন্ডোর নীচে ডানদিকে ধূসর ডাউন তীরটি নির্বাচন করুন।
- ক্যান প্রতিক্রিয়া এবং নতুন ক্যান প্রতিক্রিয়া নির্বাচন করুন।
- এটি একটি অর্থবহ নাম দিন এবং সংরক্ষণ করতে ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
একবার আপনি আপনার টিনজাত প্রতিক্রিয়া সংরক্ষণ করার পরে আপনি নিরাপদে খসড়াটি মুছতে পারবেন।
আপনার টিনজাত প্রতিক্রিয়া আঁকানোর সময়, আপনার ব্যক্তিগত স্পর্শটি যথেষ্ট জেনেরিক হওয়ার সাথে ভারসাম্য বজায় রাখতে হবে যা আপনি কাউকে আপত্তি করবেন না। এর অর্থ হল নাম এবং তারিখের মতো জিনিসগুলি ইমেল থেকে বের করে দেওয়া এবং এটি টাইমকেল দিয়ে প্রতিস্থাপন করা। অথবা প্রেরণের আগে আপনি সেই ব্যক্তিগত স্পর্শগুলি হাত দিয়ে যুক্ত করতে পারেন। পরবর্তী স্পষ্টতাই পছন্দনীয় কারণ ব্যক্তিগত স্পর্শটি এমন একটি সম্পর্ক তৈরি করে যা আপনি গড়ে তুলতে পারেন। এটি সর্বদা সম্ভব নয় যদিও আপনাকে আপনার রায় ব্যবহার করতে হবে।
কিভাবে ফেসবুকে পাঠ্য বোল্ড
আপনার ইমেল টেম্পলেট ব্যবহার
এখন আপনি নিজের ইমেল টেমপ্লেট তৈরি করেছেন, বা ক্যানড প্রতিক্রিয়া তৈরি করেছেন, এটি ব্যবহারের সময় এসেছে। আপনি যখন টেমপ্লেটটি ব্যবহারের জন্য প্রথম সুযোগ পাবেন তখন এটি করুন:
- আপনি যে ইমেলটিতে প্রতিক্রিয়া জানাতে চান তার মধ্যে থেকে উত্তর নির্বাচন করুন।
- স্ক্রিনের নীচে ডানদিকে ধূসর ডাউন তীরটি নির্বাচন করুন।
- ক্যান প্রতিক্রিয়া নির্বাচন করুন এবং আপনি তৈরি প্রতিক্রিয়া নির্বাচন করুন।
- ইমেলটিকে প্রাসঙ্গিক করতে ব্যক্তিগতকৃত ডেটা যুক্ত করুন।
- প্রেরণ।
আপনি রচনাটি ব্যবহার করে এবং একটি নতুন ইমেল তৈরি করে একই জিনিসটি করতে পারেন তবে আমি উত্তর পদ্ধতিটি আরও দ্রুত খুঁজে পাই।
ইমেল বলে সার্ভারের সাথে সংযুক্ত হতে পারে না
আপনার ক্যানড প্রতিক্রিয়াটিকে ইমেল স্বতঃপরিবর্তক হিসাবে ব্যবহার করা
ইমেল টেমপ্লেটটিকে আরও একধাপ এগিয়ে নিয়ে যাওয়া, কীভাবে আগত ইমেলের একটি স্বতঃসংশ্লিষ্ট হিসাবে ক্যান প্রতিক্রিয়া সেট আপ করা যায়। আপনাকে আপনার টিনজাত প্রতিক্রিয়াটিকে জেনেরিক রাখতে হবে তবে আদেশ বা কোয়েরিগুলি স্বীকৃতি দেওয়ার এবং আপনার গ্রাহকের সাথে একটি ভাল সম্পর্ক গড়ে তোলার এটি একটি দুর্দান্ত উপায়।
- Gmail এর মধ্যে সেটিংস খুলুন এবং ফিল্টার ট্যাবটি নির্বাচন করুন।
- একটি নতুন ফিল্টার তৈরি করুন লিঙ্কটি নির্বাচন করুন।
- ফিল্টার ট্রিগার করার জন্য একটি মানদণ্ড তৈরি করুন। এটি সম্ভবত আপনার পক্ষে অনন্য হবে তাই কাজ করে এমন কিছু নির্বাচন করুন।
- উইন্ডোর নীচে ডানদিকে এই অনুসন্ধানের মাধ্যমে ফিল্টার তৈরি নির্বাচন করুন।
- ক্যানড প্রতিক্রিয়া এবং আপনি যে প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করতে চান তা প্রেরণ করুন নির্বাচন করুন।
- ফিল্টার তৈরি নির্বাচন করুন।
এখন যখনই ফিল্টার মানদণ্ড পূরণ করা হবে, Gmail স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ক্যানড প্রতিক্রিয়া প্রেরণ করবে। এটি স্বীকৃতি বা আপডেটের জন্য আদর্শ এবং একাধিক উপায়ে ট্রিগার করতে সেট করা যেতে পারে। এগুলি এখানে তালিকাবদ্ধ করা আমার পক্ষে অসম্ভব তবে আপনি নিজের ইমেলগুলিতে এমন একটি প্যাটার্ন সনাক্ত করতে পারবেন যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, সমস্ত ইমেল আপনার ‘[ইমেল সুরক্ষিত]’ ইমেল ঠিকানা বা ‘অর্ডার’ শব্দযুক্ত কোনও ইমেল প্রেরণ করে। আপনি ধারণা পেতে।
