মাইক্রোসফ্ট এক্সেল বিপুল পরিমাণে ডেটা পরিচালনা করার জন্য আদর্শ অ্যাপ্লিকেশন। আপনি যতক্ষণ না কোন ফাংশনটি ব্যবহার করবেন তা যতক্ষণ না আপনি জানেন না কোনও সময়ে খুব বড় কাজ শেষ করতে এটি ব্যবহার করতে পারেন। তবে এটি আয়ত্ত করা কঠিন হতে পারে কারণ শিখতে অনেকগুলি বৈশিষ্ট্য এবং আদেশ রয়েছে।
ডেটা এন্ট্রি চলাকালীন ভুলগুলি সহজেই ঘটে এবং আপনার সম্ভবত খুব শীঘ্রই সারিগুলি (বা কলামগুলি) অদলবদল করতে হবে। ভাগ্যক্রমে, আপনি এক্সলে করতে পারেন এমন একটি সহজ কাজ এটি। কীভাবে দুটি সারি দুটি ভিন্ন উপায়ে অদলবদল করতে হয় তা জানতে পড়া চালিয়ে যান। কলামগুলি অদল-বদল করতে আপনি একই পদ্ধতি ব্যবহার করতে পারেন।
ক্রিটিকাল সমস্যা
এই পদ্ধতিগুলি চিত্রিত করার জন্য, আমরা একটি এক্সেল ফাইল তৈরি করে দেখিয়েছি যে আমরা একটি সিস্টেম প্রশাসনের পরিষেবা যা সক্রিয় সার্ভারের উপর নজর রাখে। কীভাবে জিনিসগুলি কাজ করে সে সম্পর্কে আপনাকে ধারণা দেওয়ার জন্য আমরা কয়েকটি সারি পূরণ করেছি। আসুন আমরা ভান করি যে কম্পিউটার 7 এবং কম্পিউটার 5 এর জন্য তথ্য মিশ্রিত হয়েছে এবং আপনি ভুলটি সংশোধন করতে চান।
মনে রাখবেন যে আমাদের উদাহরণের প্রথম সারিটি বিভাগের লেবেলগুলির জন্য ব্যবহৃত হয়, সুতরাং কম্পিউটার 5 এবং এর ডেটা সারি 6-এ রাখা হয়, যখন কম্পিউটার 7 সারি 8 হয়।
আসুন পদ্ধতিগুলিতে এগিয়ে চলুন।
অনুলিপি / আটকান
প্রথম পদ্ধতিটি এক্সেলের অনেকগুলি বিভিন্ন ক্রিয়াকলাপের জন্য ব্যবহৃত হয়। এটি সোজা এবং সম্পূর্ণ হতে কয়েক সেকেন্ড সময় নেয়। আপনি ঘরে ঘরে ডেটা সেলটি স্যুইচ করার পরিবর্তে একবারে পুরো সারি বা কলামগুলি অদলবদল করতে এটি ব্যবহার করতে পারেন।
এই পদ্ধতির জন্য আপনার এক সারি থেকে তথ্য অনুলিপি করা এবং অন্যটিতে এটি আটকানো প্রয়োজন। তবে প্রথমে আপনাকে একটি খালি সারি তৈরি করতে হবে এবং সেখানে ডেটা স্থাপন করতে হবে।
- প্রসেস-সাইট প্রতি
আপনি যদি কম্পিউটার 5 এবং কম্পিউটার 7 এর সাথে সম্পর্কিত ডেটা অদলবদল করতে চান তবে এখানে আপনাকে অবশ্যই যা করতে হবে তা হল:
- কম্পিউটার 4 এবং 5 এর মধ্যে একটি নতুন সারি sertোকান এটি সারি 6-এ ডান ক্লিক করে এবং সন্নিবেশ বিকল্পটি নির্বাচন করে করুন। আপনার খালি সারিটি সারি 6 হবে।
- একটি নতুন সারি যুক্ত করা কম্পিউটার 7 থেকে সারি 8 থেকে সারি 9 এ সরানো হয়েছে এই সারিটি সন্ধান করুন এবং কলাম বি, সি এবং ডি থেকে তথ্যটি কেটে ফেলুন আপনি নিজের মাউস বা শিফট বোতামের সাহায্যে ঘরগুলি নির্বাচন করতে পারেন এবং তারপরে Ctrl + টিপুন এক্স কাটা।
- সদ্য নির্মিত সারি 6-এ সেল B6 ক্লিক করুন এবং Ctrl + V টিপুন। কম্পিউটার 7 থেকে ডেটা সারি 6 এ চলে যাবে।
- কম্পিউটার 5 এর ডেটা নীচে এক সারিও সরানো হয়েছে যার অর্থ আপনি কম্পিউটার 5 এর জন্য ডেটা পেতে আপনার B7, C7 এবং D7 ঘরগুলি নির্বাচন করতে চান C আবার Ctrl + X টিপুন।
- কম্পিউটার 7 এর পাশের খালি ঘরটি নির্বাচন করুন (এটি সেল বি 9) এবং Ctrl + V টিপুন।
- ঘর A7 অনুলিপি করুন এবং এটি উপরের খালি ঘরে আটকে দিন (আমাদের উদাহরণস্বরূপ, এটি কম্পিউটার 5 লেবেল)।
- এখন-খালি সারি 7 এ ডান ক্লিক করুন এবং মুছুন নির্বাচন করুন।
আপনি কয়েকটি ক্লিকের সাহায্যে সামগ্রীগুলি সারি থেকে অন্য সারিতে সরিয়ে নিয়েছেন। কলামগুলির মধ্যে ডেটা অদলবদল করতে আপনি একই কৌশলটি ব্যবহার করতে পারেন। আপনি যখন কয়েকশো সারি এবং কলাম সহ দীর্ঘ এক্সেল তালিকায় কাজ করছেন তখন এই পদ্ধতিটি বিশেষত সহায়ক কারণ এটি আপনাকে একই সাথে আপনার সারির প্রতিটি কক্ষকে অদলবদল করতে দেয়। এক্সলে একটি সম্পূর্ণ সারি নির্বাচন করতে, শিফট + স্পেস টিপুন।
সংলগ্ন সারি বা কলামগুলি অদলবদল করা
সংলগ্ন সারিগুলির মধ্যে ডেটা অদলবদল করা অনেক সহজ কারণ আপনাকে কোনও নতুন সারি তৈরি করতে হবে না। এক্সেল আপনাকে আপনার কীবোর্ডে শিফ্ট ধরে কয়েক সেকেন্ডে দুটি কলাম বা সারিগুলির মধ্যে ডেটা অদলবদল করতে দেয়। আপনার যা করতে হবে তা এখানে:
- আপনি যে ডেটা অদলবদল করতে চান তা নির্বাচন করুন।
- আপনার কীবোর্ডে শিফট কী টিপুন এবং ধরে রাখুন।
- ক্রোস-এ্যার আইকনে পরিণত না হওয়া পর্যন্ত দুটি সংলগ্ন সারির মধ্যবর্তী সীমানার উপরে আপনার মাউসটিকে ঘুরিয়ে দিন।
- আপনি মাউসটি ক্লিক করুন এবং ধরে রাখুন এবং যতক্ষণ না আপনি সারিটির নিচে একটি ধূসর লাইনটি দেখেন যা দিয়ে আপনি ডেটাটি স্যুইচ করতে চান।
- মাউস বোতামটি চলুন, এবং ডেটা স্থানগুলি স্যুইচ করবে। কলামগুলির মধ্যে অদলবদল করতে আপনি একই পদ্ধতিটি ব্যবহার করতে পারেন।
দ্য রোড টু বেকিং অফ এক্সেল প্রো
যদি আপনার কাজের জন্য আপনাকে এক্সেলে কাজ করার প্রয়োজন হয়, আপনাকে ডেটা ম্যানেজমেন্টের কাজগুলি দ্রুত এবং সহজ করার জন্য বিভিন্ন উপায় শিখতে হবে। এটি উদ্বেগজনক বলে মনে হতে পারে তবে আপনি এমন ইউটিউব টিউটোরিয়াল খুঁজে পেতে পারেন যা আপনাকে যা কিছু করতে চাইবে কীভাবে তা শিখিয়ে দেবে।
ছেড়ে দেবেন না
এক্সেলকে কীভাবে সম্পূর্ণ ব্যবহার করতে হয় তা শিখতে আপনাকে আপনার কর্মক্ষেত্রে অপূরণীয় করে তুলতে পারে। সারি এবং কলামগুলির মধ্যে ডেটা স্যুইচ করা কেবল প্রথম পদক্ষেপ, তবে এটি নিশ্চিতভাবে গুরুত্বপূর্ণ।
আপনি প্রায়শই এক্সেল ব্যবহার করেন? আপনি অন্যদের সাথে ভাগ করতে চান আপনার প্রিয় টিপস কি? নীচের মন্তব্য বিভাগে কীভাবে আমাদের এক্সেল দক্ষতা উন্নতি করতে হয় তা আমাদের জানান।
