আপনার গ্রাহক পরিষেবাকে ত্বরান্বিত এবং প্রবাহিত করার জন্য Zendesk-এর বিভিন্ন বৈশিষ্ট্য রয়েছে। এই বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটিকে ম্যাক্রো বলা হয়। আপনার কর্মীদের আরও দ্রুত সমস্যা সমাধানে সহায়তা করার জন্য এই রেডিমেড প্রতিক্রিয়াগুলি আপনার টিকিটে যোগ করা যেতে পারে। যাইহোক, আপনি ঠিক কিভাবে একটি ম্যাক্রো সেট আপ করবেন?
এই এন্ট্রিতে, আমরা Zendesk-এ ম্যাক্রো তৈরি করার জন্য একটি ব্যাপক নির্দেশিকা প্রদান করব।
জেনডেস্কে কীভাবে একটি ম্যাক্রো তৈরি করবেন
জেনডেস্কের সবচেয়ে চিত্তাকর্ষক বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি হল এর বহুমুখিতা। অন্যান্য অ্যাপের বিপরীতে, ম্যাক্রো তৈরি করা প্রশাসকদের জন্য সীমাবদ্ধ কিছু হতে হবে না। আপনার সংস্থার অন্যান্য ব্যবহারকারীরা (এজেন্ট) তাদের নিজস্ব টিকিট নিয়ে আসতে পারে, আপনার জড়িততা হ্রাস করে।
সর্বোপরি, এই ব্যক্তিগত টিকিটগুলি তৈরি করতে শুধুমাত্র কয়েকটি ক্লিক লাগে৷
- Zendesk খুলুন এবং আপনার 'প্রশাসন কেন্দ্র' এ যান।
- আপনার সাইডবারে নেভিগেট করুন এবং 'ওয়ার্কস্পেস' বোতামটি বেছে নিন।
- 'এজেন্ট টুলস'-এ যান, তারপরে 'ম্যাক্রোস'।
- প্রম্পটে আলতো চাপুন যা আপনাকে আপনার শেয়ার করা সমস্ত ম্যাক্রো নির্বাচন করতে দেয়।
- 'ব্যক্তিগত ম্যাক্রো' নির্বাচন করুন।
- 'ম্যাক্রো যোগ করুন' এ ক্লিক করুন।
- আপনার ম্যাক্রোর নাম টাইপ করুন এবং এটি যে কার্য সম্পাদন করবে তা নির্দিষ্ট করুন।
- 'তৈরি করুন' বেছে নিন এবং আপনি যেতে পারবেন।
ব্যক্তিগত ম্যাক্রো তৈরি করার ক্ষমতা সর্বজনীন। অন্য কথায়, আপনার দলের যেকোনো এজেন্ট দ্রুত গ্রাহক সেবার জন্য ম্যাক্রো তৈরি করতে পারে। যে বলে, কিছু বৈশিষ্ট্য শুধুমাত্র অ্যাডমিনদের জন্য উপলব্ধ। এই বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি হল শেয়ার্ড ম্যাক্রো তৈরি করার ক্ষমতা।
কীভাবে দীর্ঘক্ষণ দীর্ঘস্থায়ী করা যায়
নামটি বেশ স্ব-ব্যাখ্যামূলক – ভাগ করা ম্যাক্রো ম্যাক্রো একাধিক সদস্য ব্যবহার করতে পারেন। তারা একই বা অনুরূপ টেমপ্লেট সেট আপ করার জন্য পৃথক এজেন্টদের প্রয়োজনীয়তা দূর করে এবং সময় নষ্ট করে গ্রাহক পরিষেবা সহজতর করে। একটি টিকিট নিয়ে কাজ করার সময় তারা সহজভাবে একটি প্রাক-নির্মিত ম্যাক্রো অ্যাক্সেস করতে পারে এবং ক্লায়েন্টের অনুসন্ধানগুলি দ্রুত পরিচালনা করতে পারে।
ব্যক্তিগত ম্যাক্রোর মতো, ভাগ করা ম্যাক্রোগুলি সেট আপ করতে ন্যূনতম দক্ষতা নেয়।
- আপনার অ্যাপ শুরু করুন এবং আপনার 'প্রশাসন কেন্দ্র' অ্যাক্সেস করুন।
- 'ওয়ার্কস্পেস' বোতাম টিপুন এবং আপনার 'এজেন্ট টুলস' বেছে নিন।
- 'ম্যাক্রো'-এ যান এবং তারপরে 'ম্যাক্রো যোগ করুন।'
- আপনার ম্যাক্রোর জন্য সেরা নাম এবং বিবরণ বের করুন। আপনাকে ম্যাক্রো বর্ণনা করতে হবে না, তবে এটি এজেন্টদের পক্ষে এটি পুনরুদ্ধার করা এবং এর উদ্দেশ্য নির্ধারণ করা সহজ করে তোলে।
- কে আপনার ম্যাক্রো অ্যাক্সেস করতে পারে তা নির্ধারণ করুন। আপনার কিছু বিকল্পের মধ্যে একটি নির্দিষ্ট গ্রুপের এজেন্ট, সমস্ত এজেন্ট এবং শুধুমাত্র আপনি (স্রষ্টা) অন্তর্ভুক্ত।
- 'অ্যাকশন যোগ করুন' প্রম্পটে ক্লিক করুন এবং আপনার ক্রিয়া বেছে নিন।
- পরবর্তী ক্ষেত্রটি পূরণ করুন। আপনি যদি বিভিন্ন বিন্যাস সহ আপনার ম্যাক্রোর জন্য একটি মন্তব্য বা বর্ণনা ক্রিয়া ব্যবহার করতে চান তবে বেশ কয়েকটি বৈশিষ্ট্য আপনার ম্যাক্রোগুলিকে উন্নত করতে পারে৷ উদাহরণস্বরূপ, ম্যাক্রোগুলিকে আরও প্রাসঙ্গিক এবং সহজে বোঝার জন্য আপনি চিত্র, সংযুক্তি এবং অন্যান্য সামগ্রী যোগ করতে পারেন।
- যদি প্রয়োজন হয়, আবার 'অ্যাকশন যোগ করুন' টিপুন যদি আপনি আপনার ম্যাক্রোতে অন্য একটি ক্রিয়া যুক্ত করতে চান।
- 'তৈরি করুন' বোতামে ক্লিক করে এটি মোড়ানো, এবং আপনার ভাগ করা ম্যাক্রো আপ এবং ফায়ারিং হবে।
কিভাবে একটি টিকেটে একটি ম্যাক্রো যুক্ত করবেন
যদিও আপনার ম্যাক্রো প্রস্তুত, এখনও আপনার পা উপরে রাখবেন না। সর্বোপরি, আপনি কেবল এটির জন্য আপনার ম্যাক্রো তৈরি করেননি, তাই না? আপনি এগুলিকে প্রকৃত ব্যবহারে রাখতে চান এবং এটি করার উপায় হল আপনার টিকেটে আপনার ম্যাক্রো প্রয়োগ করা। প্রক্রিয়াটি সোজা।
- আপনি যে টিকিটটিতে ম্যাক্রো প্রয়োগ করতে চান সেটি খুলুন।
- ডিসপ্লের নিচের অংশে যান।
- 'ম্যাক্রো প্রয়োগ করুন' বোতামটি আলতো চাপুন।
- আপনি টিকিটে যোগ করতে চান এমন ম্যাক্রো নির্বাচন করুন। সাধারণভাবে, আপনি গত সাত দিন থেকে সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত ম্যাক্রো দেখতে পাবেন। আপনার যদি একটি ভিন্ন ম্যাক্রোর প্রয়োজন হয়, তালিকাটি ব্রাউজ করুন বা কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে আপনার আইটেমটি পুনরুদ্ধার করতে সুবিধাজনক অনুসন্ধান বিকল্পটি নিয়োগ করুন।
- প্রয়োজনে, আরেকটি ম্যাক্রো বাছাই করতে আবার 'ম্যাক্রো প্রয়োগ করুন' বোতামে ক্লিক করুন। আপনার টিকিটে একাধিক প্রশ্ন থাকলে সাধারণত একটি টিকিটে একাধিক ম্যাক্রো লাগবে। দুই বা ততোধিক ম্যাক্রো নির্দিষ্ট উত্তর প্রদান করতে পারে, যা আপনাকে আরও সহজে সমস্যার সমাধান করতে দেয়।
একটি টিকিটে আপনার ম্যাক্রো সংহত করা সহজ, কিন্তু এটি করার একটি দ্রুত উপায় আছে কি? আছে - আপনাকে যা করতে হবে তা হল আপনার কীবোর্ড শর্টকাটগুলি ব্যবহার করুন৷ প্রথমে আপনাকে যা করতে হবে তা হল আপনার এজেন্ট ওয়ার্কস্পেস চালু করুন।
- সর্বদা সহায়ক 'অ্যাডমিন সেন্টার'-এ নেভিগেট করুন এবং 'ওয়ার্কস্পেস' টিপুন।
- আপনার 'এজেন্ট টুল' নির্বাচন করুন এবং 'এজেন্ট ওয়ার্কস্পেস' এ আলতো চাপুন।
- বোতামে আঘাত করুন যা আপনাকে আপনার এজেন্ট ওয়ার্কস্পেস সক্রিয় করতে দেয়।
- 'সংরক্ষণ করুন' টিপুন। যে কোনো এজেন্ট এই মুহূর্তে অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে তাদের এখন একটি বিজ্ঞপ্তি দেখতে হবে যা তাদের নতুন এজেন্ট ওয়ার্কস্পেস ব্যবহার করে দেখতে উৎসাহিত করে। এটি তাদের 'ওয়ার্কস্পেস পরিবর্তন করুন' বোতামটি বেছে নেওয়ার আগে যেকোনো মুলতুবি কল বা টিকিট পূরণ করতে বলে।
এখন যেহেতু সমস্ত প্রস্তুতি নেওয়া হয়েছে, একটি শর্টকাট ব্যবহার করে আপনার ম্যাক্রো প্রয়োগ করতে এগিয়ে যান।
- টিকিটটি আনুন যেখানে ম্যাক্রো অন্তর্ভুক্ত করা হবে।
- মন্তব্যগুলির একটিতে যান এবং একটি স্ল্যাশ লিখুন।
- আপনি এখন একটি মেনু দেখতে পাবেন যা ম্যাক্রো এবং শর্টকাট উভয় বৈশিষ্ট্যই দেখায়। তালিকা থেকে এটি নির্বাচন করে বা আপনার বার্তা বাক্সে প্রবেশ করে একটি ম্যাক্রো চয়ন করুন৷ এটি আপনার ম্যাক্রোতে বর্ণিত যেকোনো কর্ম বাস্তবায়ন করবে।
- আপনি যদি একটি অতিরিক্ত ম্যাক্রো অন্তর্ভুক্ত করতে চান তবে আপনার মন্তব্যে অন্য একটি স্ল্যাশ টাইপ করুন৷
জেনডেস্কে বিদ্যমান টিকিট থেকে কীভাবে একটি ম্যাক্রো তৈরি করবেন
উপরের ধাপগুলো ব্যাখ্যা করে কিভাবে স্ক্র্যাচ থেকে আপনার ম্যাক্রো তৈরি করতে হয়। এই ধরনের ম্যাক্রোগুলি আপনার বিদ্যমান টিকিটের অংশ হতে হবে না, যার অর্থ আপনি সেগুলিকে অন্য কোনো টিকিটে স্থানান্তর করতে পারেন এবং গ্রাহকের দাবিতে সাড়া দিতে পারেন।
কিন্তু আপনি যদি ইতিমধ্যে আপনার কাছে থাকা টিকিট থেকে একটি ম্যাক্রো সেট আপ করতে চান? ধন্যবাদ, জেনডেস্ক এই বিকল্পটিকে সমর্থন করে। এটি কীভাবে ব্যবহার করবেন তা এখানে।
- Zendesk চালু করুন এবং আপনার টিকিটে নেভিগেট করুন।
- স্ক্রিনের উপরের-ডান কোণায় নেভিগেট করুন এবং 3টি অনুভূমিক বিন্দুতে ক্লিক করুন।
- আপনার 'টিকিট' মেনু চয়ন করুন এবং প্রম্পট টিপুন যা আপনাকে ম্যাক্রো হিসাবে একটি টিকিট তৈরি করতে দেয়। এটি 'ম্যাক্রো হিসাবে তৈরি করুন' বোতাম হওয়া উচিত, তবে আপনার সংস্করণের উপর নির্ভর করে শব্দগুলি পরিবর্তিত হতে পারে৷
- একটি নাম নিয়ে আসুন এবং প্রয়োজনে আপনার টিকিটের কিছু প্রম্পট পরিবর্তন করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি মূল বিবরণ মুছে ফেলতে এবং একটি নতুন লিখতে চাইতে পারেন। এটি বিভিন্ন উদ্দেশ্যে করা যেতে পারে, যেমন আরও নির্দিষ্ট হওয়া এবং অপ্রাসঙ্গিক বিষয়বস্তু সরানো।
- একবার আপনি আপনার টিকিট সংশোধন করার পরে, প্রক্রিয়াটি চূড়ান্ত করতে 'ম্যাক্রো তৈরি করুন' বোতামটি নির্বাচন করুন।
স্ট্যান্ডার্ড ম্যাক্রোগুলির মতো, আপনি নির্ধারণ করতে পারেন যে বিদ্যমান টিকিট থেকে কে আপনার ম্যাক্রোগুলি অ্যাক্সেস করতে পারে৷ এতে আপনি, বিভিন্ন গ্রুপের এজেন্ট এবং সমস্ত দলের সদস্য অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। যাইহোক, আপনি যদি অন্যরা আপনার ম্যাক্রো সম্পাদনা করতে না চান তবে শুধুমাত্র ব্যক্তিগত তৈরি করার কথা বিবেচনা করুন।
টিকিটে প্রয়োগ করার আগে কীভাবে আপনার ম্যাক্রোগুলির পূর্বরূপ দেখুন
প্রিভিউ বৈশিষ্ট্যটি শুধুমাত্র Zendesk নয়, যেকোনো গ্রাহক সহায়তা সফ্টওয়্যারের সবচেয়ে দরকারী ফাংশনগুলির মধ্যে একটি। এই প্রোগ্রামে বিশেষভাবে, এটি বিশেষত সুবিধাজনক কারণ এটি আপনাকে আপনার টিকিটে অন্তর্ভুক্ত করার আগে আপনার ম্যাক্রোগুলির পূর্বরূপ দেখতে দেয়। এইভাবে, আপনার ম্যাক্রো ভালভাবে কাজ করে তা নিশ্চিত করার জন্য আপনি যেকোনো প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করতে পারেন।
জেনডেস্কে ম্যাক্রোগুলির পূর্বরূপ দেখতে আপনার কঠিন সময় হওয়া উচিত নয়।
- টিকিট অ্যাক্সেস করুন যেখানে আপনি আপনার ম্যাক্রো যোগ করবেন।
- ইন্টারফেসের নীচের বিভাগে যান এবং 'ম্যাক্রো প্রয়োগ করুন' বোতামটি নির্বাচন করুন।
- আপনার ম্যাক্রো নির্বাচন করুন.
- আইকনটি আলতো চাপুন যা আপনাকে আপনার ম্যাক্রোর পূর্বরূপ দেখতে দেয়। এটি একটি চোখের ভিতরে একটি বর্গক্ষেত্র মত দেখতে হবে. এটি করার আরেকটি উপায় হল আপনার ম্যাক্রোর উপর হোভার করা, যা বর্ণনা বারটি আনতে হবে। সেখান থেকে, Shift + Enter কী সমন্বয়ে আলতো চাপ দিয়ে পূর্বরূপ মেনু অ্যাক্সেস করুন।
বিবরণ ছাড়াও, পর্যালোচনাতে এমন কোনো আইটেম থাকা উচিত যা আপনি আবেদনের আগে পরিবর্তন করতে পারেন। তালিকায় সংযুক্তি, ক্ষেত্র, স্থানধারক এবং উত্তর অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। সবকিছু ঠিকঠাক থাকলে, আপনি এগিয়ে যেতে পারেন এবং 'ম্যাক্রো প্রয়োগ করুন' ফাংশনে ক্লিক করতে পারেন। অন্যথায়, আপনার টিকিট মেনুতে ফিরে যেতে 'বাতিল করুন' বোতামে আলতো চাপুন বা আপনার ম্যাক্রোর সেটিংসে পৌঁছানোর জন্য 'সেটিংসে খুলুন' বোতামটি আলতো চাপুন৷
আপনি অ্যান্ড্রয়েড থেকে ফায়ার স্টিক পর্যন্ত কীভাবে আয়না করবেন?
জেনডেস্কে কীভাবে একটি ম্যাক্রো সম্পাদনা করবেন
আপনার প্রথম যেতে একটি নিখুঁত ম্যাক্রো পাওয়া কঠিন হতে পারে। একইভাবে, গ্রাহকের সমস্যাগুলি পরিবর্তিত হতে পারে, যার জন্য আপনাকে ম্যাক্রো মানিয়ে নিতে হবে। যেভাবেই হোক, ম্যাক্রো এডিট মেনু কাজে আসবে।
- আপনার 'ম্যাক্রো' পৃষ্ঠায় যান।
- তালিকাটি ব্রাউজ করুন এবং আপনার ম্যাক্রো নির্বাচন করুন।
- আপনার ম্যাক্রোর উপর হোভার করুন এবং তিনটি উল্লম্ব বিন্দুতে আলতো চাপুন।
- 'সম্পাদনা' নির্বাচন করুন এবং পৃথক অংশ সংশোধন করুন।
- 'সংরক্ষণ করুন' এ আলতো চাপুন।
গ্রাহক অনুসন্ধানের শীর্ষে থাকুন
যদি একটি সর্বশক্তিমান Zendesk টুল থাকত, তবে এটি ম্যাক্রো হবে। গ্রাহকের সমস্যা সমাধানের ক্ষেত্রে তাদের অ্যাপ্লিকেশনগুলি অন্তহীন, এবং সেগুলি সেট আপ করা সহজ। ফলস্বরূপ, সেগুলির সর্বাধিক ব্যবহার করার জন্য আপনাকে প্রযুক্তি-বুদ্ধিমান হতে হবে না।
আপনি কি Zendesk এ ম্যাক্রো তৈরি করার অন্য কোন উপায় জানেন? ম্যাক্রো কি আপনার জন্য গ্রাহক সহায়তার ক্ষেত্রে একটি পার্থক্য তৈরি করছে? নীচের মন্তব্য বিভাগে আপনার অভিজ্ঞতা শেয়ার করুন.
